Organisation de séminaire : les étapes importantes

Un séminaire d’entreprise est une pratique de plus en plus courante pour créer des liens entre les collaborateurs. Il permet d’interagir en dehors d’un cadre de travail. C’est une occasion de motiver une équipe avant ou après l’atteinte d’un objectif. Vous souhaitez organiser ce type d’événement ? Voici les étapes les plus importantes pour une meilleure organisation de séminaire.

Définition de l’objectif

L’organisation d’un séminaire commence par la détermination de l’objectif. Est-ce qu’il s’agit d’un team building pour récompenser votre équipe ou pour la motiver ? Est-ce qu’il s’agit d’une réunion de motivation ou de remerciement pour le lancement d’un nouveau produit. Un séminaire d’entreprise n’est pas uniquement destiné à l’équipe. Il est également possible de l’organiser pour remercier les partenaires et les collaborateurs ou encore pour attirer les clients. Une fois que vous aurez répondu à ces questions, vous aurez plus de facilité à choisir le type de séminaire. 

Un séminaire de motivation est destiné aux salariés. L’organisateur crée différentes activités avec des animations, des soirées ou même un voyage. L’organisation de séminaire est importante pour renforcer la cohésion d’une équipe. Il y a aussi le séminaire d’intégration qui est destiné aux nouveaux employés. Cela leur permet de bien s’intégrer dans l’entreprise. 

Planification en détail du programme

Une fois l’objectif et le choix de séminaire défini, la deuxième étape de l’organisation de séminaire consiste en la planification de l’événement. Quel est le budget à allouer à l’activité ? Cela vous permet de définir sa durée. L’établissement du budget est à faire avec minutie pour assurer l’organisation du séminaire. Après le budget, vous aurez à choisir une date. L’important est de réunir un maximum de participants. Si une grande partie de votre personnel sera absente à la date prévue, il est pratiquement difficile d’atteindre votre objectif.

Le choix de lieu de séminaire s’effectue également durant la planification. Désormais, les grandes villes offrent une variété de possibilités pour ce type d’organisation. Le choix du lieu dépend d’ailleurs de votre objectif, de la durée du séminaire et de votre budget. Durant cette étape, établissez un planning détaillé pour chaque heure de la journée. Cela vous permet d’avoir une feuille de route claire pour les participants.

Communication sur l’événement

Après la planification, l’étape suivante consiste à informer les participants pour qu’ils puissent se préparer. Durant l’organisation du séminaire, il est plus judicieux de les intégrer dès la planification. Cela vous permet de connaître leur attente, mais surtout leur goût en matière d’activité, de lieu et même de repas. Si vous devez assurer une permanence dans vos bureaux, il est important de désigner au préalable les personnes qui participeront à l’événement. 

Une fois l’événement passé, il est également important de faire un retour. Un bilan est nécessaire pour définir si l’objectif est atteint. Vous pouvez établir un questionnaire de satisfaction ou encore un remerciement. Il est également possible de réaliser un compte rendu. Aujourd’hui, il est de coutume de partager les photos des moments forts de votre activité sur les réseaux sociaux. Cela peut être intéressant pour augmenter votre visibilité auprès du grand public. Si vous n’avez pas l’habitude d’organiser un événement, des professionnels se proposent de l’organiser à votre place.